01
Вход в систему
Пользователь открывает desktop-клиент, входит под своей учетной записью и выбирает организацию.
Appearance
ГИС ЭДО Республики Абхазия
Государственная информационная система для внутриведомственного и межведомственного обмена электронными документами
Этот портал объясняет текущую работу desktop-клиента для сотрудников органов государственной власти и государственных учреждений: как регистрировать, направлять, согласовывать, подписывать и контролировать исполнение официальных документов.
Загрузка информации о последней версии...
Если вы впервые открыли систему
Начните с простого порядка:
- Откройте Начало работы и проверьте вход в программу.
- После входа выберите свою организацию.
- Если нужно подписывать документы, проверьте сертификат электронной подписи.
- Дальше выберите задачу: отправить документ, найти документ, подписать, исполнить поручение или посмотреть уведомления.
Не нужно знать технические детали
Пользователю важно понимать, куда нажать, почему действие доступно или недоступно, и где проверить результат. Сложные настройки выполняют ответственные сотрудники организации.
Для чего предназначена система
ГИС ЭДО нужна для того, чтобы сотрудники органов власти и госучреждений работали с документами в одном защищенном контуре:
- обменивались документами внутри своей организации;
- направляли документы в другие государственные органы;
- согласовывали проекты документов;
- подписывали документы электронной подписью;
- ставили поручения и контролировали исполнение;
- вели поиск по архивам и общему перечню документов.
Кто работает в системе
- Сотрудник органа власти или госучреждения Создает, получает, согласует, подписывает и исполняет документы.
- Важно Если на вашем экране нет нужной кнопки, чаще всего причина в правах, статусе документа или выбранной организации.
Основные пользовательские задачи
Рабочее место
Подключиться к системе
Установить desktop-клиент, войти под своей учетной записью, выбрать организацию и проверить электронную подпись.
Открыть раздел
Обмен
Направить официальный документ
Быстро отправить документ внутри организации или в другой государственный орган и проверить письмо в карточке корреспонденции.
Открыть раздел
Архивы
Найти документ и открыть карточку
Искать в ведомственном архиве или по общему списку «Все документы», затем перейти в карточку документа.
Открыть раздел
Согласование
Согласовать и подписать документ
Открыть задачу из очереди, принять решение, подписать документ и проверить готовый файл с подписью.
Открыть раздел
Исполнение
Выдать или исполнить поручение
Поставить поручение по документу, направить отчет и проконтролировать подтверждение результата.
Открыть раздел
Контроль
Следить за уведомлениями
Работать с колокольчиком, отключать шум по отдельным документам и настраивать каналы уведомлений.
Открыть раздел
Доступ
Работать с архивами и правами
Понимать разницу между архивом, общим списком документов и правами на участников или документы.
Открыть раздел
Основные слова
| Слово | Что это значит |
|---|---|
| Desktop-клиент | Программа на компьютере, через которую сотрудники работают с документами. |
| Организация | Государственный орган или учреждение, от имени которого вы работаете. |
| Архив | Место хранения документов внутри организации или рабочего контура. |
| Документ | Официальный файл с карточкой, статусом, версиями, подписями и действиями. |
| Карточка документа | Главный экран документа. Здесь смотрят файл, подписи, переписку, поручения и доступ. |
| Корреспонденция | Служебное письмо или сообщение, через которое документ направляют коллегам или в другую организацию. |
| Поручение | Официальная задача по документу: кто должен выполнить, к какому сроку и кто контролирует. |
| Согласование | Проверка документа перед подписью. Согласующий может одобрить документ или запросить изменения. |
| Подпись | Электронное подтверждение важного действия. Для подписи нужен сертификат. |
| Уведомление | Сообщение в колокольчике о новом событии: документе, подписи, письме или поручении. |
| Статус | Текущее состояние: например, документ создан, ждет подписи, отправлен, исполнен или отменен. |
Как выглядит рабочий процесс
02
Выбор задачи
В левой панели открываются входящие, исходящие, подписи, согласования, поручения, архивы и общий поиск по документам.
03
Работа в карточке
Большинство действий выполняется не в списках, а в карточке документа или карточке корреспонденции.
04
Подпись и контроль
Критические действия подтверждаются электронной подписью, а статус исполнения отслеживается через уведомления и журналы.
Как понимать разделы меню
Левая панель как карта государственной работы
- Входящие и Исходящие показывают служебную переписку и маршруты обмена документами.
- Мои подписи и Мои согласования работают как очереди задач по официальным документам.
- Поручения нужны для контроля исполнения решений и связанных материалов.
- Архивы документов и Все документы образуют контур хранения и поиска.
Что нужно для полноценной работы
- desktop-приложение, а не только браузер;
- доступ к своей организации в системе;
- сертификат электронной подписи и рабочая среда CryptoPro для подписания;
- права на нужный архив, документ или действие.
Официальная страница удостоверяющего центра Госкомсвязи прямо указывает, что прием заявлений и выдача сертификатов в настоящее время ведутся только для органов государственной власти и иных госучреждений: страница Удостоверяющего центра.
С чего начать
- Если пользователь впервые входит в систему: Начало работы
- Если нужно отправить документ: Отправить документ
- Если нужно найти документ: Найти и открыть документ
- Если нужно объяснить согласование или подпись: Согласовать и подписать