Найти и открыть документ

Для сотрудников органов власти и госучреждений

Архивы и документы

Документы ищут по ведомственным архивам или по общему списку, а решения принимают в карточке

В государственном контуре хранения пользователь обычно знает либо свой архив, либо только реквизиты документа. Для этого в desktop-клиенте есть экран архивов и общий список «Все документы», а основная работа выполняется уже внутри карточки документа.

Когда нужен этот раздел

• Нужно найти документ по архиву, периоду, статусу или типу.
• Нужно объяснить, почему список нужен для поиска, а не для всех действий.
• Нужно показать, где искать версии, подписи, переписку и поручения.

Два пути поиска

01

Архив

Подходит, когда пользователь знает ведомственный или рабочий архив и хочет пройти по структуре.

02

Все документы

Подходит, когда архив неизвестен и нужен сквозной поиск по доступным документам.

03

Карточка документа

Подпись, версии, связанная переписка, поручения и загрузки доступны уже внутри карточки.

Где искать документ

Архивы документов

Экран Архивы документов показывает:

• поиск по названию;
• фильтр по типу архива;
• закрепление и открепление пользовательских архивов;
• переход к архиву;
• переход к участникам архива.

Если права позволяют, дополнительно доступны:

• создание архива;
• редактирование;
• архивирование;
• восстановление.

Все документы

Экран Все документы показывает плоский перечень документов из всех архивов, к которым у пользователя есть доступ.

Доступны фильтры:

• строка поиска;
• статус;
• тип документа;
• архив;
• диапазон дат;
• сортировка;
• приоритет по авторству.

Видео: открыть архивы, перейти во «Все документы», создать документ и открыть его карточку.

«Все документы» помогает найти материал, если вы не помните, в каком архиве он лежит.

WARNING

Экран «Все документы» нужен прежде всего для поиска и перехода в карточку. Для надежной работы с файлом, подписями и версиями лучше сразу открывать сам документ.

Что реально работает в списках

В архиве доступны:

• навигация по папкам;
• создание документа и папки при наличии прав;
• перемещение, архивирование и удаление по разрешениям архива.

Во Все документы доступны:

• поиск;
• фильтрация;
• переход в карточку документа.

Карточка документа

Карточка документа — главный экран. Здесь находятся просмотр, подпись, скачивание, отправка, поручения, доступ и история.

Карточка документа объединяет:

• заголовок и статус;
• верхнюю панель действий;
• связанную корреспонденцию;
• поручения;
• активность и комментарии;
• правую колонку с версиями, подписями и согласующими.

Верхняя панель действий

В реальном интерфейсе здесь доступны:

• Просмотреть;
• Подписать или Запустить подписание;
• Отклонить, если документ пришел вам на отдельную подпись и отказ разрешен;
• Скачать;
• Новая версия;
• Отправить коллегам;
• Внешняя корреспонденция;
• Копировать ссылку;
• включение или отключение уведомлений по этому документу.

Что важно знать про загрузки

Полноценные загрузки завязаны на статус документа.

Когда документ полностью готов:

• доступно скачивание исходного файла;
• после завершения подписания становится доступен подписанный PDF;
• если файлы еще готовятся, система покажет, что нужно подождать, либо сообщит об ошибке подготовки.

Что есть в правой колонке

Версии

Правая колонка показывает:

• текущую версию;
• предыдущие версии;
• комментарий к версии;
• просмотр версии;
• загрузку версии для завершенного документа;
• восстановление старой версии при наличии прав редактирования.

Подписи

Если документ уже подписан, справа отображаются:

• список подписей;
• статус signed PDF;
• информация о валидности подписей.

Согласующие и совместная подпись

Там же пользователь видит:

• блок Согласующие;
• состояние совместного подписания, если документ подписывают несколько участников.

Связанная корреспонденция, поручения и активность

Связанная корреспонденция

Помогает понять, в какие служебные письма документ уже входил и откуда перейти в карточку письма.

Поручения

Показывает задачи, выданные по документу, и ведет в detail-страницы поручений.

В текущей модели поручение адресуется не только человеку, но и структурному контуру: департаменту, должности, организации или другому доступному адресату полномочия. В карточке документа перед выдачей поручения система показывает решение по полномочию и требует сертификат подписи для юридически значимого поручения.

Активность

Лента активности собирает:

• события документа;
• комментарии;
• подписи;
• действия по поручениям;
• часть связанного рабочего контекста.

Права доступа

Не каждый пользователь видит панель управления доступом к документу. Если такая панель есть, значит у пользователя достаточно прав для просмотра или изменения состава участников документа.

Быстрые правила

• Если знаете архив, начинайте с архива.
• Если архив неизвестен, открывайте Все документы.
• Если нужно принять решение по документу, переходите в карточку.
• Если в списке нет нужной кнопки, откройте карточку документа.