Управлять доступом и архивами

Для сотрудников органов власти и госучреждений

Архивы и права

Архивы задают организационный контур хранения, а права определяют, что можно делать с документами

В desktop-клиенте архивы показывают, где хранится документ в рамках организации или рабочего контура. Через них пользователь попадает к папкам, документам, участникам и, если роль позволяет, к операциям управления.

Когда нужен этот раздел

• Нужно объяснить разницу между каталогом архивов, конкретным архивом и общим списком документов.
• Нужно понять, почему пользователь видит участников, но не может ими управлять.
• Нужно показать, где заканчивается поиск и начинается управление доступом.

Три разных экрана

01

Архивы документов

Каталог архивов, к которым у сотрудника есть доступ.

02

Конкретный архив

Работа с папками, структурой и документами внутри одного контура хранения.

03

Все документы

Сквозной поиск по документам без показа папок и структуры.

Экран «Архивы документов»

Здесь пользователь видит:

• поиск по названию;
• фильтр по типу архива;
• показ архивированных архивов;
• переход к архиву;
• переход к списку участников;
• pin и unpin для пользовательских архивов.

Если роль это позволяет, дополнительно доступны:

• создание архива;
• редактирование;
• архивирование;
• восстановление.

Архивы помогают понять, где хранится документ: в личном, организационном или другом доступном контуре.

Что происходит внутри конкретного архива

Внутри конкретного архива пользователь работает с папками и документами.

В зависимости от прав доступны:

• создание документа;
• создание папки;
• перемещение;
• архивирование;
• удаление.

WARNING

Не ищите все действия в списке архива. Надежнее открыть карточку документа и работать уже в ней.

Что такое «Все документы»

Это отдельный экран для сквозного поиска по всем архивам, к которым у пользователя есть доступ.

Он:

• не показывает папки;
• не заменяет структуру архива;
• ведет в карточку документа.

Фильтрация доступна по:

• статусу;
• типу;
• архиву;
• диапазону дат;
• сортировке;
• приоритету “мои / чужие”.

Если не знаете архив, начните со «Все документы», найдите материал и откройте карточку.

Участники архива

Список участников показывает, кто имеет доступ к архиву.

Правила простые:

• просматривать список участников может более широкий круг пользователей, у которых есть доступ к архиву;
• добавлять, удалять и менять роли могут только пользователи с правом управления участниками;
• владелец архива показывается для справки и обычно не редактируется из обычного списка.

Где реально управляют доступом

На уровне архива

Через страницу участников архива управляют составом и ролями внутри самого архива.

Список участников показывает, кто имеет доступ к архиву. Изменять состав могут только пользователи с правом управления.

На уровне документа

Если у пользователя есть специальное право, в карточке документа появляется отдельная панель доступа для работы уже с участниками документа.

Что не стоит обещать

Не описывайте как полностью готовые сценарии:

• полноценный просмотр файла прямо из списка архива;
• скачивание прямо из списка архива;
• скачивание из списка Все документы;
• все настройки архива прямо из верхнего меню списка.

Как объяснять ограничения пользователю

Если пользователь не может выполнить действие, проверяйте по порядку:

1. есть ли доступ к архиву;
2. есть ли право записи или управления в архиве;
3. есть ли отдельные права на сам документ.

Быстрые правила

• Архивы документов показывают организационный контур хранения.
• Конкретный архив нужен для работы со структурой.
• Все документы нужен для поиска по всему доступному набору материалов.
• Просмотр участников шире, чем управление участниками.
• Для действий по документу лучше переходить в карточку документа.