Работать с поручениями

Для сотрудников органов власти и госучреждений

Исполнение

Поручение связывает служебный документ с адресатом полномочия, сроком и контролем результата

В текущем desktop-клиенте поручения являются частью государственного маршрута исполнения документа: их создают из карточки документа или письма, адресуют департаменту, должности, пользователю или организации, подписывают и контролируют по статусам.

Когда нужен этот раздел

• Нужно выдать поручение по документу департаменту, должности или конкретному исполнителю.
• Нужно объяснить состояния ожидания и ошибки по подписываемому действию.
• Нужно понять, кто вправе отчитываться, подтверждать и возвращать на доработку.

Как устроен цикл поручения

01

Создать

Поручение создается из документа или письма, проверяется по полномочию адресата и подтверждается электронной подписью.

02

Исполнить

Ответственный или соисполнитель направляет отчет о выполнении.

03

Подтвердить

Постановщик или контролер подтверждает результат, отменяет поручение либо возвращает его на доработку.

Видео в нормальном темпе: пользователь создает поручение по документу, видит запрет недоступного адресата, выбирает разрешенную должность, подписывает выдачу поручения, принимает его и добавляет результат исполнения.

Видео в нормальном темпе: сотрудник создает документ, готовит черновик поручения, утверждает и подписывает его, затем открывает создание дочернего поручения с отдельным требованием подписи.

Используйте поручение, когда по официальному документу нужно не просто написать комментарий, а зафиксировать управляемое действие: кто обязан выполнить работу, на каком основании ему можно выдать распоряжение, в какой срок нужен результат и кто принимает исполнение.

Карта сценариев

Эта карта собрана из исходных планов по полномочиям, подразделениям и должностям. Найдите свою цель и проверьте, какой маршрут выбрать в системе.

Если нужно выдать поручение внутри своей структуры

Цель пользователя	Что делать в интерфейсе	Что должно быть видно
Руководитель организации поручает сотруднику, должности или подразделению	Откройте документ или письмо, нажмите Создать поручение, выберите тип адресата: Пользователи, Должности или Департаменты.	Форма показывает, что адресат доступен, и объясняет основание: руководитель организации, руководитель подразделения или другое действующее полномочие.
Руководитель подразделения распределяет поручение внутри подразделения	Откройте карточку поручения, назначьте исполнителя или создайте внутреннее дочернее поручение.	В карточке должна сохраняться цепочка: внешний автор → подразделение → конкретный исполнитель.
Нужно поручить не человеку, а должности	В форме создания выберите тип адресата Должности и выберите нужную должность.	Ответственность идет текущему держателю должности. Если держатель сменится, новые поручения пойдут новому держателю, а старые сохранят историю.
Нужно поручить департаменту или отделу	Выберите тип адресата Департаменты.	Поручение попадает в контур подразделения, а руководитель или уполномоченный сотрудник распределяет исполнителя внутри.
Должность вакантна	Не выбирайте вакантную должность как конечного исполнителя. Выберите подразделение или попросите ответственного сотрудника назначить держателя должности.	Интерфейс должен объяснить, что должность не имеет текущего пользователя.

Если поручение идет между организациями

Цель пользователя	Что делать в интерфейсе	Что должно быть видно
Высший орган поручает министерству	Выберите тип адресата Организации и укажите министерство, а не отдельного сотрудника министерства.	Основание: вышестоящий орган или подведомственность. Министерство потом распределяет поручение внутри.
Министерство поручает подведомственному учреждению	Выберите организацию-получателя из подведомственных учреждений.	Основание: подведомственная организация. Контроль исполнения остается виден автору.
Районная администрация поручает местному учреждению	Выберите учреждение в своем территориальном контуре.	Основание должно отличать территориальную подчиненность от министерской вертикали.
Нужно обратиться в равное ведомство	Не пытайтесь оформить это как административное поручение, если нет мандата. Используйте запрос, согласование, запрос информации или проект поручения.	Интерфейс должен объяснить запрет поручения и предложить корректное действие.
Есть комиссия, рабочая группа или проект	Выдавайте поручение только участникам и только в рамках мандата комиссии или проекта.	Основание должно показывать комиссию, проект или рабочую группу, а не обычную власть над всей организацией участника.

Если действует особое полномочие

Ситуация	Что делать	Как проверить
Заместитель действует по курируемому направлению	Выбирайте адресатов только в зоне кураторства.	При доступном адресате видно основание кураторства; при чужом подразделении система показывает запрет.
Пользователь временно исполняет обязанности	Проверьте, что в карточке или форме видно основание и.о. и срок действия.	После окончания срока такое полномочие должно исчезнуть.
Руководитель делегировал конкретное право	Создавайте поручение только в пределах делегированного действия и адресата.	В основании должно быть видно делегирование и, если применимо, кто делегировал.
Есть персональное разрешение или запрет	При выборе адресата смотрите блок объяснения полномочия.	Разрешающее исключение открывает действие, запрещающее исключение блокирует его даже при общей иерархии.
Нужен другой тип действия	Выберите запрос, согласование, доклад, резолюцию или запрос решения вместо поручения.	Система не должна превращать горизонтальное взаимодействие или движение вверх по иерархии в административное поручение.

Если система не дает выбрать нужный маршрут

Пользователь не должен исправлять структуру вручную в рабочем процессе. Если нужный адресат недоступен, сначала посмотрите объяснение в форме поручения.

Что видно пользователю	Что это значит	К кому обращаться
Нет нужного департамента или отдела	Структура организации не заведена или скрыта из-за прав.	Ответственный за структуру организации.
Есть департамент, но нет нужной должности	Должность не создана внутри структурного узла.	Ответственный за структуру или кадровые данные.
Должность есть, но она вакантна	На должность не назначен пользователь или истекло временное назначение.	Ответственный за кадровые данные или руководитель организации.
Адресат найден, но поручение запрещено	Нет основания полномочия или действует запрещающее исключение.	Ответственный за полномочия или руководитель, который задает делегирование.
Нужно действовать от имени руководителя	Создайте черновик для утверждения, если у вас нет самостоятельного права подписи.	Руководитель утверждает и подписывает поручение.
Нужно межведомственное взаимодействие с равным органом	Используйте запрос, согласование или запрос информации.	Если требуется именно поручение, нужен мандат: комиссия, проект, делегирование или отдельное распоряжение.

Что должно быть настроено заранее

Эти настройки выполняют ответственные сотрудники организации. Конечному пользователю важно знать о них, потому что именно они определяют, какие адресаты и действия появятся в форме поручения.

Настройка	Какие пользовательские сценарии открывает
Организационная вертикаль и подведомственность	Кабинет Министров → министерство, министерство → подведомственное учреждение, районная администрация → местное учреждение.
Дерево департаментов и отделов	Поручение департаменту, распределение внутри подразделения, контроль просрочек по подразделениям.
Должности и назначение пользователей на должности	Поручение должности, работа с руководящими должностями, замещение и сохранение истории получателя.
Кураторство и зоны ответственности заместителей	Поручения по курируемым направлениям без глобальной власти над всей организацией.
Временное исполнение обязанностей	Поручения от и.о. с видимым сроком действия полномочия.
Делегирование полномочий	Поручения от уполномоченного пользователя в пределах конкретного делегированного права.
Персональные исключения	Точечное разрешение или запрет, который объясняется в форме и карточке поручения.
Комиссии, рабочие группы и проекты	Поручения участникам временной структуры только в рамках ее мандата.
Диагностика полномочий	Разбор спорного случая: почему действие разрешено, запрещено или требует другого типа обращения.

Если поручение уже выдано

Цель пользователя	Что делать	Нужна ли новая подпись
Принять к исполнению	Откройте карточку поручения и нажмите Принять.	Нет, это действие по уже выданному поручению.
Добавить результат исполнения	Нажмите Исполнить и опишите результат.	Нет, отчет не создает новое распоряжение.
Подтвердить результат	Постановщик или контролер принимает результат в карточке поручения.	Обычно нет, если это закрытие уже выданного поручения.
Вернуть на доработку	Постановщик или контролер возвращает результат с пояснением.	Обычно нет, если не создается новое поручение.
Запросить уточнение или продление срока	Используйте действие в карточке поручения.	Нет, если это запрос по текущему поручению.
Поручение назначено не тому подразделению или исполнителю	Используйте запрос переназначения с причиной.	Нет, если это предложение изменить маршрут текущего поручения.
Есть конфликт поручений или сроков	Зафиксируйте конфликт в карточке поручения и укажите связанное поручение, если оно известно.	Нет, если это фиксация конфликта по уже выданному поручению.
Создать дочернее поручение	Откройте блок Дочерние поручения и создайте новое распоряжение.	Да, дочернее поручение является новым юридически значимым поручением.
Отменить поручение или снять с контроля	Используйте действие в карточке, если ваша роль это позволяет.	Система сама покажет, требуется ли подпись для конкретного действия.
Выдать одно поручение нескольким организациям	Используйте массовое или совместное поручение, если такой тип доступен в вашем контуре.	Да, потому что это новое юридически значимое распоряжение.

Где сотрудник видит поручения

По своей роли

Роль в процессе	Что искать в системе
Руководитель организации	Выдача поручений, утверждение черновиков, контроль сроков, снятие с контроля.
Заместитель или куратор	Поручения только по курируемым подразделениям, направлениям, проектам или делегированным правам.
Руководитель подразделения	Входящие поручения на подразделение, распределение исполнителей, внутренние поручения, доклад наверх.
Исполнитель	Принятие поручения, отчет о результате, уточняющий вопрос, запрос продления или переназначения.
Помощник руководителя	Подготовка черновика от имени руководителя и отправка на утверждение.
Секретариат или канцелярия	Регистрация входящих документов, направление руководителю, контроль прохождения и сроков.
Контролер	Просмотр поручений на контроле, просрочки, цепочка исполнения, принятие или возврат результата.
Участник комиссии или проекта	Поручения и задачи только в рамках мандата комиссии, рабочей группы или проекта.

В карточке документа или письма

Панель Поручения есть:

• на странице документа;
• на странице корреспонденции, если поручение связано с письмом.

Отсюда можно:

• создать поручение;
• открыть краткий список;
• перейти в detail-страницу поручения.

В разделе «Поручения»

Раздел Поручения показывает карточки, где пользователь участвует как:

• responsible;
• coexecutor;
• controller.

Там доступны:

• поиск;
• фильтр по статусу;
• фильтр по роли;
• переход в поручение;
• переход к исходному документу.

Раздел «Поручения» работает как очередь исполнения: сначала выберите статус и роль, затем откройте нужную карточку или исходный документ. Это основной экран для ежедневного контроля сроков.

Как создается поручение

При создании пользователь задает:

• текст поручения;
• тип адресата: департамент, должность, пользователь, организация или все доступные адресаты;
• ответственного адресата;
• контролера;
• соисполнителей при необходимости;
• срок исполнения;
• связанные документы;
• связанную корреспонденцию;
• сертификат подписи.

Если поручение создается из карточки корреспонденции, текущая переписка и связанные документы подмешиваются автоматически.

Проверка полномочия адресата

Перед созданием система показывает, доступен ли выбранный адресат для выбранного действия.

В карточке проверки видно:

• источник полномочия;
• объяснение решения;
• основание разрешения или запрета;
• альтернативные действия, если административное поручение недоступно.

Если выбранная должность занята, ответственность переходит текущему держателю должности. Если должность вакантна, поручение нужно адресовать другому доступному контуру или сначала назначить держателя должности.

В карточке поручения проверяйте не только статус. Важны адресат полномочия, основание маршрута, подпись выдачи и связанные документы: эти блоки объясняют, почему поручение можно было выдать именно этому исполнителю.

Черновик поручения

Поручение можно подготовить как черновик для руководителя.

В этом режиме:

• сам черновик не подписывается;
• выбирается подписант или руководитель;
• после утверждения руководитель подписывает уже юридически выданное поручение;
• возврат черновика на доработку не требует новой подписи выдачи.

Дочерние поручения

Из detail-страницы можно создать дочернее поручение. Оно связано с родительским поручением, но является новым юридически значимым распоряжением, поэтому требует отдельную цифровую подпись.

Черновик помогает подготовить распоряжение без подписи исполнителя, но юридически выданным оно становится только после утверждения руководителем. Дочернее поручение не наследует подпись родительского: это отдельное распоряжение.

WARNING

Создание поручения требует рабочего сертификата. Без CryptoPro и закрытого ключа завершить действие корректно не получится.

Почему действия не применяются мгновенно

В текущем UI ключевые действия по поручению:

• создание;
• изменение;
• отчет;
• подтверждение;
• возврат на доработку;
• отмена

сначала подписываются на компьютере пользователя, затем сохраняются в системе. Поэтому результат может появиться не в ту же секунду.

Пользователь может увидеть:

• сообщение, что действие еще выполняется;
• сообщение, что действие не удалось выполнить;
• просьбу повторить действие позже или проверить подпись.

Если действие долго не завершается, откройте карточку поручения еще раз и проверьте блок Ход работы.

Карточка поручения

В карточке поручения видны:

• статус;
• текущая роль пользователя;
• срок;
• источник полномочия и объяснение маршрута адресата;
• подпись выдачи поручения;
• предупреждение, если действие еще выполняется или завершилось ошибкой;
• участники;
• блок Ход работы;
• документы поручения;
• связанная корреспонденция.

Открывайте карточку, если нужно понять причину текущего статуса. Список показывает, что поручение есть в работе, а карточка показывает доказательства: подпись, полномочие, историю действий, участников и связанные материалы.

Кто что может делать

Изменить и отменить

Доступно только:

• постановщику;
• контролеру.

И только если поручение не завершено, не отменено и по нему сейчас не выполняется другое действие.

Отчет

Доступен:

• ответственному;
• соисполнителю.

Подтвердить и вернуть на доработку

Доступно постановщику или контролеру, когда статус уже перешел в waiting_confirmation.

Что показывает «Ход работы»

Это основной журнал исполнения. Здесь видно:

• кто выдал поручение;
• кто направил отчет;
• кто подтвердил результат;
• кто вернул на доработку;
• какие подписанные действия завершились успешно;
• какие действия завершились ошибкой.

Что важно помнить

• Поручение в системе является управляемым действием по официальному документу.
• Адресат поручения выбирается из новой модели полномочий, а не только из списка пользователей.
• Черновик становится юридически выданным поручением только после утверждения и подписи руководителя.
• Дочернее поручение требует отдельной подписи, даже если связано с родительским.
• Критические действия по поручению подписываются и могут некоторое время находиться в ожидании.
• Если статус неясен, открывайте detail-страницу и блок Ход работы.
• Для контроля важны не только верхний статус, но и роли участников.